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這樣優(yōu)化流程圖，員工個(gè)個(gè)表示贊同！——零星采購(gòu)流程圖優(yōu)化紀(jì)實(shí)

2014-10-28 11:36 作者：張國(guó)祥 點(diǎn)擊：

這樣優(yōu)化流程圖，員工個(gè)個(gè)表示贊同！——零星采購(gòu)流程圖優(yōu)化紀(jì)實(shí)

作者：張國(guó)祥
2014年10月27日
前天參加聯(lián)創(chuàng)世紀(jì)公司化運(yùn)作系統(tǒng)班寧波學(xué)員企業(yè)參訪后，我應(yīng)聯(lián)創(chuàng)寧波公司總經(jīng)理靖明洲的請(qǐng)求，到公司化運(yùn)作系統(tǒng)班第四期學(xué)員金鳥(niǎo)服飾指導(dǎo)員工學(xué)畫(huà)流程圖。原定半天時(shí)間指導(dǎo)，由于員工們沒(méi)有接受流程管理理念與方法的培訓(xùn)，對(duì)此很有抵觸情緒。我只好先作理念闡述和觀念引導(dǎo)，不知不覺(jué)十一點(diǎn)半到了，我開(kāi)始講解流程圖設(shè)計(jì)方法。我以報(bào)銷流程圖為例教會(huì)了全體到場(chǎng)員工如何畫(huà)流程圖。再看手表，時(shí)間已經(jīng)過(guò)了十二點(diǎn)半。我征求意見(jiàn)：大家還有什么要求馬上提出來(lái)，第一個(gè)提的我今天全力以赴，后邊提的我只能以后回答或滿足。話音未落，企業(yè)落地師仇丹丹第一個(gè)舉手發(fā)言：“張老師再教我們優(yōu)化一個(gè)零星采購(gòu)流程圖吧，我和大家包括采購(gòu)員在內(nèi)對(duì)零星采購(gòu)工作頭疼死了！”
我本想征求大家意見(jiàn)“是吃飯后再來(lái)還是優(yōu)化后再去吃飯”，沒(méi)想到仇丹丹話一出口，竟然贏得了大家熱烈的掌聲！我請(qǐng)?jiān)谧牟少?gòu)員介紹自己目前零星采購(gòu)的做法。
財(cái)務(wù)經(jīng)理?yè)屜劝l(fā)言：他總是不按流程走，搞得我們?nèi)胭~很被動(dòng)，沒(méi)有入庫(kù)出庫(kù)手續(xù)，沒(méi)有發(fā)票……
采購(gòu)員打斷說(shuō)：今天突然一個(gè)緊急小額采購(gòu)、明天下班又加一個(gè)“晚上不買回來(lái)明天就交不了貨”的更緊急采購(gòu)，數(shù)量不多、數(shù)額不大，在公司借款就煩死了，找經(jīng)理簽字、找會(huì)計(jì)復(fù)核，如果老板不在，就借不到錢。即使錢借到手了，別人又不送貨上門，自己跑出去，不堵車還好，遇上堵車貨買到了也趕不回來(lái)。零星采購(gòu)誰(shuí)給你開(kāi)發(fā)票？不信，你們?nèi)ヒl(fā)票試試？
生產(chǎn)人員也發(fā)話了，臨時(shí)采購(gòu)經(jīng)常影響我們交貨。大家七嘴八舌地報(bào)怨、訴苦、介紹。我很快了解到了采購(gòu)現(xiàn)狀：零星采購(gòu)毫無(wú)計(jì)劃，而且申請(qǐng)人分散即辦公室任何員工隨時(shí)都可能提出零采申請(qǐng)——而且一提出來(lái)就要求馬上送到自己手上。此其一。第二呢，每次零星采購(gòu)都要借款。借款不多，五百至一千元之間，借款必須老板批準(zhǔn)——而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、會(huì)計(jì)復(fù)核，然后老板簽字，才能找出納借錢。
我綜合匯總后，試探性地提出了一個(gè)建議：給采購(gòu)員三千元零星采購(gòu)周轉(zhuǎn)金，年初借年底還，平時(shí)零星采購(gòu)不借款，零星采購(gòu)金額達(dá)到一千或二千，采購(gòu)員就整理單據(jù)找會(huì)計(jì)直接報(bào)銷。財(cái)務(wù)經(jīng)理第一個(gè)表示贊同。如何整理單據(jù)呢？采購(gòu)員每次零星采購(gòu)的物料物品交使用人簽收，采購(gòu)員每周或集中一定金額后到倉(cāng)庫(kù)一次性辦理虛擬入庫(kù)出庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理員見(jiàn)到使用人簽收的單據(jù)辦理入庫(kù)出庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)員零星采購(gòu)的物料物品只要有入庫(kù)出庫(kù)單，會(huì)計(jì)復(fù)核無(wú)誤制作報(bào)銷憑證，出納實(shí)報(bào)實(shí)銷。
“萬(wàn)一采購(gòu)員作弊怎么辦？”我自問(wèn)自答，“一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假，見(jiàn)一罰十，而且開(kāi)除處理，倉(cāng)庫(kù)管理員、出納、會(huì)計(jì)都有權(quán)力查詢零采物料物品來(lái)龍去脈，也可抽查使用人”。
當(dāng)我們把這些大家討論認(rèn)可的做法用流程圖表示出來(lái)以后，財(cái)務(wù)李經(jīng)理第一個(gè)表示：以后就這樣做！出納小仇說(shuō)，我百分之百贊同！零星采購(gòu)借款太占用我時(shí)間了。采購(gòu)員薛先生說(shuō)：按張老師的這個(gè)流程圖做事，我一個(gè)月至少要省一周時(shí)間！我了解他的月薪之后告訴大家：每月一千五百元的人工成本就省出來(lái)了！
財(cái)務(wù)李經(jīng)理說(shuō)：何止一千五？我們好多人都解放了！全公司核算這個(gè)流程一月節(jié)省一萬(wàn)五千元都不止。全體在場(chǎng)員工以熱烈的掌聲表示贊同。我也再一次感受到分享的樂(lè)趣。
優(yōu)化流程，給員工帶來(lái)方便、節(jié)省時(shí)間、提高效率、減少扯皮，員工哪有不贊同的呢？
自己不懂流程，或者把流程圖搞得復(fù)雜難懂，讓員工被流程綁住“手腳”，他們?cè)趺磿?huì)贊同呢？看看金鳥(niǎo)員工從反對(duì)到接受只用了五個(gè)小時(shí)：上午八點(diǎn)到開(kāi)始至中午一點(diǎn)半結(jié)束。
附：金鳥(niǎo)零星采購(gòu)流程圖

Tags：優(yōu)化 流程圖 員工 贊同 零星采購(gòu)

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