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流程圖的審批

2018-06-05 17:51 作者:張國(guó)祥 點(diǎn)擊:

我之前組織過(guò)的流程圖優(yōu)化審批程序如下:設(shè)計(jì)師或設(shè)計(jì)員完成設(shè)計(jì)初稿,經(jīng)項(xiàng)目組專(zhuān)家指導(dǎo)修改之后,由設(shè)計(jì)師自己征求流程圖涉及的崗位員工代表意見(jiàn)后,再交上司審核。上司審核又可分為兩種方式,一是上司自己獨(dú)立審核,二是上司組織相關(guān)崗位員工代表討論補(bǔ)充,自己歸納完善后簽字上報(bào)。最后由項(xiàng)目組組長(zhǎng)與專(zhuān)家副組長(zhǎng)共同主持討論審批,項(xiàng)目組組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。

這樣做的好處是征求意見(jiàn)廣泛,面對(duì)面的討論徹底而深入,項(xiàng)目組組長(zhǎng)全程參與,專(zhuān)家副組長(zhǎng)幾乎對(duì)所有的流程圖都要過(guò)目?jī)傻饺?,?zhí)行的可行性高(我的咨詢(xún)實(shí)踐也證明這是較好的審批方式)。缺點(diǎn)是員工時(shí)間投入長(zhǎng),企業(yè)負(fù)責(zé)人審批期間缺少自由,項(xiàng)目時(shí)間自然延長(zhǎng)。
失敗的做法是,流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)劃分到部門(mén),各部門(mén)設(shè)計(jì)完成上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,企業(yè)負(fù)責(zé)人象征性地簽字就算批準(zhǔn)了。這樣做的唯一好處就是時(shí)間短,最大壞處就是根本沒(méi)有人拿流程圖當(dāng)一回事。草率從事往往如此。
既要保證流程圖批準(zhǔn)之前被廣泛知曉,又要保證流程圖被批準(zhǔn)之后廣為執(zhí)行,審核審批過(guò)程不可減少,那就只能在審核審批的方式上做文章了。
為此,企業(yè)可以考慮按以下方式進(jìn)行流程圖的審核審批:
(1)完成流程圖設(shè)計(jì)草案,經(jīng)專(zhuān)家組成員修改認(rèn)可為第一階段。這也叫設(shè)計(jì)階段。
(2)第二階段,將第一階段通過(guò)的流程圖在內(nèi)部局域網(wǎng)公布,企業(yè)管理人員都可評(píng)頭論足,反饋意見(jiàn)統(tǒng)一交流程圖擬制者收集整理,同時(shí)由設(shè)計(jì)師(員)上司組織小范圍優(yōu)化討論,設(shè)計(jì)師(員)記錄討論修改意見(jiàn),凡修改意見(jiàn)超過(guò)兩處或有一處原則性修改,就報(bào)專(zhuān)家組成員確認(rèn),取得一致意見(jiàn)即視為審核通過(guò),流程圖授權(quán)崗位簽字確認(rèn)就可上報(bào)審批。這也是審核階段。
(3)第三階段,毫無(wú)疑問(wèn)就是審批階段了。凡經(jīng)過(guò)審核簽字的流程圖再次發(fā)布在局域網(wǎng)上,同時(shí)撤換未審核的同名流程圖,仍然提供給全體管理人員觀摩學(xué)習(xí)或批評(píng)指正。反饋意見(jiàn)仍然由流程圖設(shè)計(jì)擬制者收集整理,報(bào)項(xiàng)目專(zhuān)家組成員組織修改或決定是否改動(dòng)。審批權(quán)與三級(jí)流程圖的授權(quán)崗位對(duì)等,即只能由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批。董事長(zhǎng)和總經(jīng)理可以分頭審批,也可以?xún)扇斯餐瑢徟?。兩人有異議可以隨時(shí)找項(xiàng)目專(zhuān)家溝通,也可找下級(jí)或流程圖的主持崗位溝通。對(duì)于做事方式有重大變動(dòng)的流程圖則集中開(kāi)會(huì)討論審批。提出者為項(xiàng)目組專(zhuān)家、董事長(zhǎng)和總經(jīng)理。董事長(zhǎng)、總經(jīng)理兩人對(duì)已審核流程圖異議較大的也可開(kāi)會(huì)審批。
這一審核審批方式的前提是企業(yè)局域網(wǎng)完善,流程圖設(shè)計(jì)人員與涉及到的崗位員工可以在線交流,并且所有管理者都具備電腦閱讀能力。也可以說(shuō)這一方式就是網(wǎng)絡(luò)審批方式。
我想只要真正重視,并且決心徹底改變企業(yè)管理的落后狀況,參與者特別是企業(yè)負(fù)責(zé)人不走形式,網(wǎng)絡(luò)審批方式應(yīng)該是最好最便捷的方式之一,至少可以比會(huì)議審批方式節(jié)省大量時(shí)間。

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