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流程優(yōu)化實例——采購流程優(yōu)化

2018-06-26 16:10 作者：張國祥 點擊：

采購是利潤的源泉，又是腐敗的土壤；采購是制造的龍頭，也是生產(chǎn)的緊箍咒；采購是多人向往的職位，也是老板頭疼的崗位。采購、采購，到底有沒有辦法控制漏洞？采購、采購，到底有沒有流程能夠規(guī)范操作？

在我看來，答案是肯定的。大家都知道，沒有監(jiān)督的權(quán)力必然產(chǎn)生腐??；沒有過程的控制，很難達(dá)成理想的目標(biāo)。任何靠個人自覺的管理注定是走不遠(yuǎn)的。沒有制度規(guī)范、沒有操作流程，圣人去采購也會收回扣，道德模范去采購也會被拉下水。傳統(tǒng)的采購流程讓一人操辦，不出事、不腐敗，那才叫奇跡；出事、腐敗才叫正常。
因此，采購流程應(yīng)如此優(yōu)化：
1.采購流程細(xì)分、采購責(zé)任細(xì)分
我們知道采購活動通常分為幾個步驟：采購計劃、市場調(diào)查、貨比三家（三字古義為多）、討價還價（議價）、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè)，這一系列流程活動幾乎是一人承擔(dān)，責(zé)任自然也在一個人身上。采購員在整個采購活動中擁有絕對的權(quán)力。采購員與供應(yīng)商之間有地下交易，是十分方便的事情。
如果我們把以上流程活動分派給不同的崗位員工擔(dān)任，控制就變得非常簡單了。生產(chǎn)單位下達(dá)采購計劃，市場調(diào)查、貨比三家由一個崗位承擔(dān)；討價還價由一個崗位承擔(dān)；選擇供應(yīng)商與合同草簽由一個崗位承擔(dān)；合同審批由二至三個管理崗位承擔(dān)；下單訂貨由一個崗位承擔(dān)；貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋本來就是不同崗位在承擔(dān)，不過是他們的責(zé)任更明確；貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采購員承擔(dān)，由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。整個采購活動仍然連貫在一起，只不過責(zé)任細(xì)分到了不同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個員工沒有意義，行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當(dāng)復(fù)雜、相當(dāng)困難！任何一個稍具商業(yè)頭腦的人都不會再去琢磨歪門邪道的事兒了，降低成本、保質(zhì)保量，按合同供貨就成了他唯一的選擇。
2.嚴(yán)格挑選采購人員
公司將采購權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位，但采購人員的任用權(quán)控制在公司手上。用人單位可以提報人選，但最終是否選用，還得公司總裁說了算（審批），防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。
3.嚴(yán)格控制采購過程
當(dāng)我們將采購活動按流程細(xì)分之后，控制采購過程就變得相對簡單。所有市場調(diào)查、貨比三家、討價還價的信息資料都必須按規(guī)定上報存檔。合同管理、供應(yīng)商管理更是只能加強(qiáng)，不能放松。除了貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋在時時監(jiān)督采購活動成果之外，公司還要另設(shè)監(jiān)察審計部門進(jìn)行重點監(jiān)控。所有采購人員的所有采購活動都在雙向監(jiān)督之下。采購人員的任何不法舉動都可能被及時發(fā)現(xiàn)。
4.所有采購都可追蹤
由于整個采購流程上的每一個活動都有檔案記錄，任何一項采購結(jié)果沒有達(dá)成目的，都可以迅速查明問題出在哪一個環(huán)節(jié)，責(zé)任人基本上難逃“法眼”。
5.采購品質(zhì)決定績效
以往采購員一人大包大攬的采購方式，由于采購員是親信，即使采購物品出了問題，往往都是不了了之?？芍^買多買少一個樣，買好買壞一個樣。說白了就是工資照拿，回扣照吃。現(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計算基本工資的主要指標(biāo)，但采購品質(zhì)才是決定采購人員工作績效的KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）。并且我們還要加大績效獎金的比重。比如說，績效獎金至少占到采購人員工資總額的百分之五十或更多。讓采購質(zhì)量成為采購人員工資收入的決定因素。

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