一、概述
會議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、討論事項(xiàng)、分析問題、研究對策，或表彰先進(jìn)、懲戒違章，一言以蔽之就是做出決策或鼓舞士氣。管理良好的會議能夠集中集體智慧、快速解決問題、迅速推動工作，是企業(yè)管理中最常用的方式或手段。企業(yè)會議必須有的放矢，不能議而不決，更不能決而不行。會上放空炮，說大話，就會喪失企業(yè)決策效力，導(dǎo)致人心渙散，削弱組織活力。
一個企業(yè)每年應(yīng)該召開的會議其實(shí)是屈指可數(shù)的，固定會議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會、半年總結(jié)會、月例會、周例會（班組有晨會或晚會）之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規(guī)會議，也可以稱之為臨時會議。
二、實(shí)戰(zhàn)方法
會議管理
企業(yè)必須建立會議管理制度或者規(guī)范會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點(diǎn)、會議召開時間長短、會議發(fā)言順序、會議成果（如會議紀(jì)要、會議簡報、會議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。
對各種臨時會議實(shí)行申報審批制度，可以制訂《臨時會議申報審批表》，對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項(xiàng)、解決問題、會議時間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃，事后進(jìn)行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。
企業(yè)必須把握一個原則：可開可不開的會議堅(jiān)決不開。
企業(yè)如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。
會議紀(jì)律
一方面作出明文規(guī)定，要求與會人員做到：積極準(zhǔn)備，按時出席，不遲到不早退，不無故缺席。開會時認(rèn)真聽講，并作筆記，討論發(fā)言，深思熟慮，坦誠直言，遇有分歧，各抒己見，決不強(qiáng)加于人。集體決策，求同存異，堅(jiān)持少數(shù)服從多數(shù)原則。遵守紀(jì)律，不說與會議無關(guān)的話，不做與會議無關(guān)的事。尊敬主持人、尊重不同意見者，不污辱同事。另一方面，會議主持人或主辦單位負(fù)責(zé)人要做好會議考勤和紀(jì)律考核，嚴(yán)格按會議紀(jì)律查處違紀(jì)行為。
會議主持方法
會議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：
事先做好規(guī)劃，確定會議主題、討論重點(diǎn)、解決途徑、發(fā)言順序，并設(shè)計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題。
掌控會議進(jìn)程，啟發(fā)與會者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發(fā)展；及時機(jī)智打斷無關(guān)會議主題的提議和發(fā)言，保持會議主題不動搖；在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局；在會議討論熱烈時，要善于引導(dǎo)，對建議性意見及時給予鼓勵；注意眼觀六路、耳聽八方，對內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動給予發(fā)言機(jī)會，不使每一個出席者受冷落。適時歸納總結(jié)，問題解決了，及時宣布散會。
對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機(jī)另開。
會議議事流程
各種例會和重大會議事先書面確定議事流程，各種臨時會議則由主持人現(xiàn)場把控。對于討論意見一致的當(dāng)場拍板定奪。對于會議當(dāng)天無法取得共識的話題指定專人會后擬訂方案，再約時間另議。“擇機(jī)另議”是防止“議而不決”最好的方式。
會議跟蹤辦法
會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后半個工作日內(nèi)發(fā)放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)布到內(nèi)部局域網(wǎng)。會后主持人或指定專人做好會議跟蹤，確保會議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。如果會議決議單一，責(zé)任主體單一，主持人跟蹤提醒即可，落實(shí)責(zé)任人完成即向主持人報告。如果會議決定事項(xiàng)過多，就有必要制訂《會議決議事項(xiàng)跟蹤卡》，列出主辦人、協(xié)助人、檢查人與完成時限，此卡一式兩份，跟蹤者與主辦人各執(zhí)一份，用于跟蹤與自我提醒，確保會議決議事項(xiàng)按期完成。各種例會召開下次會議時，主持人必須就上次會議執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，完成好壞與責(zé)任掛鉤。
會議記錄與會議紀(jì)要
一般企業(yè)會議下發(fā)的都是會議紀(jì)要，而不必發(fā)會議記錄。通常會議記錄盡可能詳細(xì)，會議紀(jì)要則盡可能簡潔。會議記錄作為原始資料存檔備查，會議紀(jì)要作為會議決議文件也要存檔。會議紀(jì)要既是推動工作的工具，也是檢查會議執(zhí)行情況的依據(jù)。會議紀(jì)要是企業(yè)文件，會議記錄不是企業(yè)文件，它僅僅是會議紀(jì)要的依據(jù)。
會議紀(jì)要通常記錄會議概況、討論事項(xiàng)、做出決定以及貫徹要求。要求言簡意賅，文字簡練，用語準(zhǔn)確，不能模棱兩可。
會議時間管理方法
凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說明、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報等，通常不宜超過半小時。當(dāng)然，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會則又當(dāng)別論。各小組或辦公室例會（如晨會、晚會），通常不宜超過五分鐘。跨部門的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時最多不超過一小時為宜。筆者主張“大會半小時、例會五分鐘”是從最短時間上講的，僅供參考，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進(jìn)行。
專題會議準(zhǔn)備流程
專題會議往往著眼于新情況新問題的商討解決，成敗關(guān)鍵在準(zhǔn)備是否充足。如確定會議主題、確定參加人員，預(yù)估討論時間，預(yù)算會議開支，準(zhǔn)備主題報告，確定開會地點(diǎn)、確定開會時間，并有足夠時間通知參會人員進(jìn)行會議準(zhǔn)備。專題會議的召開應(yīng)該是“萬事俱備、只欠東風(fēng)”，這里的“東風(fēng)”就是組織會議召開。如果不進(jìn)行充分準(zhǔn)備，臨時通知一群人員開會，往往事與愿違，達(dá)不到會議效果。
專題會議準(zhǔn)備工作可參見后面的《專題會議組織流程圖》和《專題會議通知單》。
重大會議籌備方法
企業(yè)的重大會議，如年度總結(jié)大會、經(jīng)銷商大會（新產(chǎn)品發(fā)布會）、供應(yīng)商墾談會等等，必須至少提前一至二個月進(jìn)行籌備。企業(yè)要成立大會籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)秘書組、會務(wù)組、接待組、禮品組、酒店組（安排食宿）。秘書組和會務(wù)組先行成立，進(jìn)行會務(wù)籌劃、文案寫作，邀請參會嘉賓，其他小組可以后期成立，但必須在會前一周將會務(wù)人員全部培訓(xùn)到位，讓每一位會務(wù)人員明確各自職責(zé)，清晰會議流程。
三、參考案例
略
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